Как повысить продуктивность и избавиться
от бесполезной траты времени с помощью стратегии "ящика"
от бесполезной траты времени с помощью стратегии "ящика"
Как повысить продуктивность
и избавиться от бесполезной траты времени с помощью стратегии "ящика"
и избавиться от бесполезной траты времени с помощью стратегии "ящика"
Ящик: как повысить продуктивность
Данная стратегия по принятию мер и организации задач достаточно проста. Используя приведённую ниже матрицу принятия решений, вы разделите свои действия на четыре категории.
1.Срочно и важно (задачи, которые вы выполните немедленно).
2.Важно, но не срочно (задачи, которые вы запланируете выполнить позже).
3.Срочно, но не важно (задачи, которые вы делегируете кому-то другому).
4.Ни срочно, ни важно (задачи, которые вы исключите).
Преимущество этой матрицы в том, что её можно использовать как для составления общих планов повышения продуктивности (Как мне следует распределять своё время каждую неделю?), так и для составления небольших ежедневных планов (Что мне следует сделать сегодня?).
Вот как выглядит моя "коробка" на сегодняшний день.
Разница между срочным и важным
То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным.
Срочные задачи - это то, на что, по вашему мнению, нужно отреагировать: электронные письма, телефонные звонки, сообщения, новости. Между тем, важные задачи - это то, что способствует реализации нашей долгосрочной миссии, ценностей и целей.
Различить эти факторы достаточно просто, но делать это постоянно может быть непросто. Мне нравится вышеуказанная матрица, потому что она даёт чёткую основу для принятия решений снова и снова. И, как и во всём в жизни, постоянство - это самое сложное.
Вот ещё несколько наблюдений, сделанных мной при использовании этого метода.
Устранение перед оптимизацией
Несколько лет назад я читал о компьютерном программировании и наткнулся на интересную цитату:
"Нет кода быстрее, чем его отсутствие"- Кевлин Хенни.
Другими словами, самый быстрый способ что-то сделать - будь то заставить компьютер прочитать строку кода или вычеркнуть задачу из списка дел - это полностью отказаться от этой задачи. Нет более быстрого способа что-то сделать, чем вообще этого не делать. Это не повод лениться, а скорее предложение заставить себя принимать трудные решения и удалять все задачи, которые не приближают вас к вашей миссии, ценностям и целям.
Слишком часто мы используем продуктивность, тайм-менеджмент и оптимизацию как предлог, чтобы избежать действительно сложного вопроса: "А действительно ли мне нужно это делать?" Гораздо проще оставаться занятым и говорить себе, что нужно просто быть немного эффективнее или "поработать сегодня чуть дольше", чем терпеть боль от отказа от задачи, которую вам комфортно выполнять, но которая не является самым важным и полезным использованием вашего времени.
Быть занятым - это форма лени: ленивое мышление и беспорядочные действия.
Я считаю, что вышеуказанная матрица особенно полезна, потому что она заставляет меня задуматься, действительно ли нужно выполнять то или иное действие. Это значит, что я с большей вероятностью переведу задачи в квадрант "удалить", чем буду бездумно повторять их. И, честно говоря, если бы вы просто избавились от всего, на что тратите время каждый день, вам бы, вероятно, не понадобились советы о том, как повысить продуктивность в важных делах.
Поможет ли это мне достичь цели?
И последнее замечание: бывает сложно избавиться от действий, которые отнимают время, если вы не уверены в том, к чему стремитесь. По моему опыту, есть два вопроса, которые могут прояснить весь процесс...
Эти два вопроса заключаются в следующем…
1.К чему я стремлюсь?
2.Какие основные ценности определяют мою жизнь?
Это вопросы, которые я задавал себе в ходе ежегодного анализа и отчета о добросовестности. Ответы на эти вопросы помогли мне определить категории для некоторых задач в моей жизни. Когда вы четко понимаете, что для вас важно, вам гораздо проще решить, какие задачи выполнять, а какие можно удалить.
Вышеуказанная матрица не является идеальной стратегией, но я считаю её полезным инструментом для принятия решений, который помогает мне повысить продуктивность и избавиться от действий, которые отнимают умственную энергию, тратят время и редко приближают меня к моим целям. Надеюсь, она будет полезна и вам.
Данная стратегия по принятию мер и организации задач достаточно проста. Используя приведённую ниже матрицу принятия решений, вы разделите свои действия на четыре категории.
1.Срочно и важно (задачи, которые вы выполните немедленно).
2.Важно, но не срочно (задачи, которые вы запланируете выполнить позже).
3.Срочно, но не важно (задачи, которые вы делегируете кому-то другому).
4.Ни срочно, ни важно (задачи, которые вы исключите).
Преимущество этой матрицы в том, что её можно использовать как для составления общих планов повышения продуктивности (Как мне следует распределять своё время каждую неделю?), так и для составления небольших ежедневных планов (Что мне следует сделать сегодня?).
Вот как выглядит моя "коробка" на сегодняшний день.
Разница между срочным и важным
То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным.
Срочные задачи - это то, на что, по вашему мнению, нужно отреагировать: электронные письма, телефонные звонки, сообщения, новости. Между тем, важные задачи - это то, что способствует реализации нашей долгосрочной миссии, ценностей и целей.
Различить эти факторы достаточно просто, но делать это постоянно может быть непросто. Мне нравится вышеуказанная матрица, потому что она даёт чёткую основу для принятия решений снова и снова. И, как и во всём в жизни, постоянство - это самое сложное.
Вот ещё несколько наблюдений, сделанных мной при использовании этого метода.
Устранение перед оптимизацией
Несколько лет назад я читал о компьютерном программировании и наткнулся на интересную цитату:
"Нет кода быстрее, чем его отсутствие"- Кевлин Хенни.
Другими словами, самый быстрый способ что-то сделать - будь то заставить компьютер прочитать строку кода или вычеркнуть задачу из списка дел - это полностью отказаться от этой задачи. Нет более быстрого способа что-то сделать, чем вообще этого не делать. Это не повод лениться, а скорее предложение заставить себя принимать трудные решения и удалять все задачи, которые не приближают вас к вашей миссии, ценностям и целям.
Слишком часто мы используем продуктивность, тайм-менеджмент и оптимизацию как предлог, чтобы избежать действительно сложного вопроса: "А действительно ли мне нужно это делать?" Гораздо проще оставаться занятым и говорить себе, что нужно просто быть немного эффективнее или "поработать сегодня чуть дольше", чем терпеть боль от отказа от задачи, которую вам комфортно выполнять, но которая не является самым важным и полезным использованием вашего времени.
Быть занятым - это форма лени: ленивое мышление и беспорядочные действия.
Я считаю, что вышеуказанная матрица особенно полезна, потому что она заставляет меня задуматься, действительно ли нужно выполнять то или иное действие. Это значит, что я с большей вероятностью переведу задачи в квадрант "удалить", чем буду бездумно повторять их. И, честно говоря, если бы вы просто избавились от всего, на что тратите время каждый день, вам бы, вероятно, не понадобились советы о том, как повысить продуктивность в важных делах.
Поможет ли это мне достичь цели?
И последнее замечание: бывает сложно избавиться от действий, которые отнимают время, если вы не уверены в том, к чему стремитесь. По моему опыту, есть два вопроса, которые могут прояснить весь процесс...
Эти два вопроса заключаются в следующем…
1.К чему я стремлюсь?
2.Какие основные ценности определяют мою жизнь?
Это вопросы, которые я задавал себе в ходе ежегодного анализа и отчета о добросовестности. Ответы на эти вопросы помогли мне определить категории для некоторых задач в моей жизни. Когда вы четко понимаете, что для вас важно, вам гораздо проще решить, какие задачи выполнять, а какие можно удалить.
Вышеуказанная матрица не является идеальной стратегией, но я считаю её полезным инструментом для принятия решений, который помогает мне повысить продуктивность и избавиться от действий, которые отнимают умственную энергию, тратят время и редко приближают меня к моим целям. Надеюсь, она будет полезна и вам.